Registros o fichas del Sistema de Autocontrol

Haciendo un breve repaso a lo visto en los últimos artículos, recordamos que habíamos definido la calidad en tu negocio como como ese conjunto de acciones que vamos a desarrollar de forma continuada y que conducen a:

• La satisfacción de tus clientes -> crecimiento de tu negocio
• Seguridad de los productos que les ofreces

En este post vamos a centrarnos en una parte de la documentación que vas a tener que gestionar adecuadamente y meter en tu lista de tareas: los registros o fichas del Sistema de Autocontrol de tu empresa alimentaria.

Registros o fichas del Sistema de Autocontrol

En cuanto a la seguridad alimentaria, es el propio operador de la industria alimentaria (el dueño, vaya) el responsable de poner alimentos seguros en el mercado. Desde los años 90 se utiliza una herramienta llamada Sistema de Autocontrol que nos permite, mediante una serie de actividades sistematizadas, tener bajo control los peligros que conlleva la manipulación de alimentos. Este Sistema de Autocontrol tiene dos partes:

• los prerrequisitos, de obligada implantación en todas las industrias y que nos ayudan a controlar la contaminación preveniente del entorno de manipulación
• el APPCC, que lo implantaremos además de los prerrequisitos, en industrias de alto riesgo. Controlaremos desviaciones de los límites permitidos en puntos concretos de la producción

Los planes de prerrequisitos o requisitos previos de higiene (planes de higiene en algunas comunidades) son una serie de planes, nueve generalmente, en los que definimos un objetivo encaminado a prevenir o reducir uno de los peligros genéricos comunes a cualquier industria alimentaria y que son susceptibles de aparecer en cualquier momento.

La estructura de cada plan y la documentación que lo acompaña lo vimos en el artículo dedicado a los prerrequisitos: el objetivo concreto, el programa en el que se describen los procedimientos de control, instrucciones de trabajo (cómo limpiar la freidora, por ejemplo), la persona responsable y la frecuencia de vigilancia.

ESCRIBIR LO QUE SE HACE Y HACER LO QUE SE ESCRIBE

Bien, en cada plan de los prerrequisitos está escrito QUÉ se va a controlar, CÓMO y CUÁNDO se va a hacer y QUIÉN es el responsable de hacerlo. Pero eso no es suficiente, amigas. Tú me contratas, yo te lo redacto, lo implanto (te lo explico detenidamente), va el inspector, dice mira que bien, me pagas, me voy, metes el manual de autocontrol en un cajón y hasta luego. ¿Te suena? Eso es como no tener nada, es lo típico de hacer las cosas para solventar la papeleta o “para que el inspector me deje en paz” (esta frase está en mi TOP10).

¿Cómo demostramos que hacemos las cosas que se indican en el programa de prerrequisitos?

Mediante unos documentos llamados registros. Los registros o partes son fichas en las que iremos anotando las comprobaciones o acciones que ejecutemos. Algunos serán diarios, otros semanales, mensuales o anuales. Deben ir fechados y firmados, algunos incluso dos veces: firma quien realiza la acción (por ejemplo el que limpie la freidora) y después firma el responsable de verificar que se ha realizado la acción conforme a los procedimientos establecidos. Sí, cómo lo oyes.

Sé bien que muchos rellenan los registros cuando olisquean al veterinario, o de forma muy metódica van poniendo comillas y más comillas sin mirar la temperatura de la cámara. Lo sé. Y las personas que te inspeccionan también. Se nota quien se toma esto en serio y quién no. :-/

¿Quieres saber más cosas sobre los registros y descargarte uno editable?

Tipos de registros o fichas del sistema de autocontrol

En líneas generales los podemos dividir en:

• Registros de ejecución de tareas: cuando limpio tal cosa, cambio el aceite de la freidora, etc. Lo rellena el que realiza la tarea en cuestión.
• Registros de vigilancia: con estos controlamos las diversas medidas de control, como la temperatura de cámaras, la limpieza y desinfección, la presencia de plagas, etc.
• Registro de incidencias y medidas correctoras: si en cualquier comprobación se detecta una desviación sobre los límites marcados, se abre una incidencia y se describe la medida correctora que se toma. Por ejemplo, ante el mal funcionamiento de un arcón congelador la medida correctora será vaciarlo y llamar al técnico correspondiente.
• Registros de verificación: son lo que se usan para comprobar que las actuaciones se llevan a acabo según lo establecido.

¿Cuánto tiempo hay que guardar los registros?

No hay un tiempo establecido, es la típica cuestión a preguntarle cada uno a su inspector. Os pongo un mínimo: un año, para evitar problemas. Y si manejáis productos de vida útil muy larga, por ejemplo conservas, deben mantenerse hasta más allá de su caducidad.

Al igual que los planes de prerrequisitos, los registros deben archivarse de una forma lógica (o cada uno en su plan o todos al final del manual de autocontrol). Deben estar a disposición de la autoridad sanitaria y hay que actualizarlos cuando sea necesario (incluir una nueva cámara, por ejemplo).

Recuerda que son una herramienta para asegurar la inocuidad de tus productos y son clave en caso de alerta sanitaria, además de que es la forma de demostrar que sabes lo que haces.