Registros o fichas del Sistema de Autocontrol

Haciendo un breve repaso a lo visto en los últimos artículos, recordamos que habíamos definido la calidad en tu negocio como como ese conjunto de acciones que vamos a desarrollar de forma continuada y que conducen a:

  • La satisfacción de tus clientes -> crecimiento de tu negocio
  • Seguridad de los productos que les ofreces

En cuanto a la seguridad alimentaria, es el propio operador de la industria alimentaria (el dueño, vaya) el responsable de poner alimentos seguros en el mercado. Desde los años 90 se utiliza una herramienta llamada Sistema de Autocontrol que nos permite, mediante una serie de actividades sistematizadas, tener bajo control los peligros que conlleva la manipulación de alimentos. Este Sistema de Autocontrol tiene dos partes:

  • los prerrequisitos, de obligada implantación en todas las industrias y que nos ayudan a controlar la contaminación preveniente del entorno de manipulación
  • el APPCC, que lo implantaremos además de los prerrequisitos, en industrias de alto riesgo. Controlaremos desviaciones de los límites permitidos en puntos concretos de la producción

Los planes de prerrequisitos o requisitos previos de higiene (planes de higiene en algunas comunidades) son una serie de planes, nueve generalmente,  en los que definimos un objetivo encaminado a prevenir o reducir uno de los peligros genéricos comunes a cualquier industria alimentaria y que son susceptibles de aparecer en cualquier momento.

La estructura de cada plan y la documentación que lo acompaña lo vimos en el artículo dedicado a los prerrequisitos: el objetivo concreto, el programa en el que se describen los procedimientos de control, instrucciones de trabajo (cómo limpiar la freidora, por ejemplo), la persona responsable y la frecuencia de vigilancia.

REGISTROS O FICHAS DEL SISTEMA DE AUTOCONTROL

ESCRIBIR LO QUE SE HACE Y HACER LO QUE SE ESCRIBE

Bien, en  cada plan de los prerrequisitos está escrito QUÉ se va a controlar, CÓMO y CUÁNDO se va a hacer y QUIÉN es el responsable de hacerlo. Pero eso no es suficiente, amigas. Tú me contratas, yo te lo redacto, lo implanto (te lo explico detenidamente), va el inspector, dice mira que bien, me pagas, me voy, metes el manual de autocontrol en un cajón y hasta luego. ¿Te suena? Eso es como no tener nada, es lo típico de hacer las cosas para solventar la papeleta o “para que el inspector me deje en paz” (esta frase está en mi TOP10).

¿Cómo demostramos que hacemos las cosas que se indican en el programa de prerrequisitos?

Mediante unos documentos llamados registros. Los registros o partes son fichas en las que iremos anotando las comprobaciones o acciones que ejecutemos. Algunos serán diarios, otros semanales, mensuales o anuales. Deben ir fechados y firmados, algunos incluso dos veces: firma quien realiza la acción (por ejemplo el que limpie la freidora) y después firma el responsable de verificar que se ha realizado la acción conforme a los procedimientos establecidos. Sí, cómo lo oyes.

Se bien que muchos rellenan los registros cuando olisquean al veterinario, o de forma muy metódica van poniendo comillas y más comillas sin mirar la temperatura de la cámara. Lo sé. Y las personas que te inspeccionan también. Se nota quien se toma esto en serio y quién no. :-/

Tipos de registros o fichas del sistema de autocontrol

En líneas generales los podemos dividir en:

  • Registros de ejecución de tareas: cuando limpio tal cosa, cambio el aceite de la freidora, etc. Lo rellena el que realiza la tarea en cuestión.
  • Registros de vigilancia: con estos controlamos las diversas medidas de control, como la temperatura de cámaras, la limpieza y desinfección, la presencia de plagas, etc.
  • Registro de incidencias y medidas correctoras: si en cualquier comprobación se detecta una desviación sobre los límites marcados, se abre una incidencia y se describe la medida correctora que se toma. Por ejemplo, ante el mal funcionamiento de un arcón congelador la medida correctora será vaciarlo y llamar al técnico correspondiente.
  • Registros de verificación: son lo que se usan para comprobar que las actuaciones se llevan a acabo según lo establecido.

¿Cuánto tiempo hay que guardar los registros?

No hay un tiempo establecido, es la típica cuestión a preguntarle cada uno a su inspector. Os pongo un mínimo: un año, para evitar problemas. Y si manejáis productos de vida útil muy larga, por ejemplo conservas, deben mantenerse hasta más allá de su caducidad.

Al igual que los planes de prerrequisitos, los registros deben archivarse de una forma lógica (o cada uno en su plan o todos al final del manual de autocontrol). Deben estar a disposición de la autoridad sanitaria y hay que actualizarlos cuando sea necesario (incluir una nueva cámara, por ejemplo).

Recuerda que son una herramienta para asegurar la inocuidad de tus productos y son clave en caso de alerta sanitaria, además de que es la forma de demostrar que sabes lo que haces.

¿Qué puedo hacer por tí en este asunto? Sigue leyendo…

En la Escuela de Seguridad Alimentaria tienes a tu disposición un fantástico recurso descargable (y lo acabo de actualizar): los registros completos de un plan de autocontrol para hostelería, comercio, comedores colectivos, etc. TODOS…Y editables, para que los puedas tunear con el logo de tu empresa, tu web, lo que quieras. Puedes imprimirlos o guardarlos en formato digital, como te sea más cómodo.

¿Qué tiene el descargable? Registros completos del Programa de Prerrequisitos y mucho más.

CARTELES Y FICHAS

  • Plantilla editable para hacer la ficha técnica de tus platos, pinchos y tapas y su DECLARACIÓN DE ALÉRGENOS (con un ejemplo)
  • Cartel de la información de los alérgenos para pegar en la barra, comedor, zonas de panadería,etc
  • Plantilla editable para hacer TU LISTA DE PROVEEDORES
  • Listado de las ESPECIFICACIONES DE COMPRA: todo aquello que has de exigirles a tus proveedores, documentación, características de los productos, etc.

REGISTROS EDITABLES

  • Registro único de Incidencias y Medidas Correctoras (con instrucciones de qué hacer en caso de tener que retirar productos)
  • Registro semanal y mensual de vigilancia de limpieza y desinfección, control de plagas y estado de las instalaciones (en word y excel)
  • Registro de entrada de productos/materias primas
  • Registro de trazabilidad interna (materia prima->producto terminado) para cocinas de comedores colectivos (escuelas infantiles, campamentos,etc) y restauración
  • Registro de  control de almacén y cámaras
  • Registro de control de temperaturas en cámaras de refrigeración y congelación para BAR CON COCINA, RESTAURANTE, ETC
  • Registro de control de temperaturas en cámaras de refrigeración y congelación para COMERCIOS MONO-POLIVALENTES

Y ADEMÁS…

Además de todo eso, te llevas varios documentos que te van a ayudar en tu trabajo diario y

  • Guía de la documentación que debes tener en tu programa de prerrequisitos
  • Checklist para que imprimas y veas lo que te falta
  • GUIA DE BUENAS PRÁCTICAS DE MANIPULACIÓN E HIGIENE. La imprimes y la puedes adjuntar a tus prerrequisitos si no la tienes.
  • GUÍA DE CONTROL DE LA TEMPERATURA EN HOSTELERIA Y COMERCIO. 16 páginas en las que te explico todo lo que debes saber sobre la cadena de frío.
  • Tabla de temperaturas de los equipos y productos
  • Infografía de como congelar y descongelar alimentos

Además, podrás mandarme un correo electrónico para preguntarme dudas sobre el uso de los registros y la mejor manera de adaptarlos a tus necesidades.

Gracias por estar ahí, espero que todo esto te resulte útil 😉

Patricia

P.D. ¿Estás en un mar de dudas y no sabes lo que te están pidiendo? Quizá es mejor que hablemos antes para que sepas bien lo que tienes que hacer. Entra aquí y echa un vistazo a lo que podemos hacer.

Patricia García Berruguete

Consultora en higiene alimentaria y formadora de manipuladores de alimentos. ¿Que por qué hay que formarse? Porque conseguir unas correctas prácticas de higiene no depende únicamente del sentido común.